Op het eerste gezicht lijkt het simpel: in Nederland moet tachograafdata twee jaar bewaard worden*) en in België zeven jaar. Toch zijn er ook andere (strenge) eisen, zoals de regels die opgesteld staan voor het ‘op de juiste wijze bedienen van de tachograaf’ en het voldoen aan het ‘arbeidstijdenbesluit’.
Wat betekent dit in de praktijk? Als je consequent de tachograafdata opslaat, staat er in de opgeslagen bestanden ook of je de tachograaf op de juiste wijze hebt gebruikt en of de werkzaamheden zijn verricht conform het arbeidstijdenbesluit. Alleen kun je dit zelf niet zomaar zien, want de data is opgeslagen in versleutelde bestanden.

*)Als de tachograaf onderdeel uitmaakt van de  primaire bedrijfsadministratie is ook in Nederland de bewaarplicht zeven jaar.

Niets doen is geen optie

Als je verder niets doet voldoe je dus wel aan de opslagplicht, maar je weet nog niet welke financiële risico’s je eventueel loopt. De boetes voor overtredingen zijn niet mals (zie de Staatscourant, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2019-70272.html). Los van de geldelijke boete kun je ook nog boetepunten oplopen, die uiteindelijk kunnen leiden tot intrekking van je vervoerslicentie. Dat wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen. Zie ook ons artikel over ERRU Scorecards.

Toenemende controles
Tot voor kort was de kans op een controle in het algemeen niet heel groot. Maar intussen heeft de ILT aangekondigd intensiever te gaan controleren door middel van het digitaal opvragen van bestanden.

Als ze dit bij jou doen, gaat je data door een ‘analyse’ programma. Aan de geconstateerde tekortkomingen wordt een corresponderend boetebedrag gekoppeld. Of je daadwerkelijk een (gedeeltelijke) boete krijgt of alleen een waarschuwing, hangt af van de ernst van de overtreding(en) en een aantal wegingsfactoren. Maar zelfs in het gunstigste geval -alleen een waarschuwing- ligt je bedrijf al onder een vergrootglas en zul je bij een volgende controle moeten aantonen dat je verbeteringen hebt doorgevoerd of nog gaat doorvoeren, om de tekortkomingen in de toekomst te voorkomen.

Voorkom duizenden euro’s boete voor minder dan 1 euro per dag

Om risico’s te voorkomen en fouten te verbeteren moet je doen wat de ILT ook doet: analyseren. Meten is weten tenslotte, en alleen zo kun je verbeteren. TIS-Web helpt je daarbij.